kintone（キントーン）でできること・できないこと

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）でできること・できないこと」ということで、これまでkintone（キントーン）の導入事例を始め、たくさんのkintone（キントーン）で「できること」を書いてきましたが、改めてkintone（キントーン）で「できること」と「できないこと」をわかりやすく整理してみました。

kintone（キントーン）で「できること」

kintone（キントーン）で「できること」を以下にまとめました。

簡単に業務アプリを作成できる

kintone（キントーン）はアプリと呼ばれる業務システムを作成できます。顧客管理から購入申請、業務日報やプロジェクト管理、受発注管理、そしてお弁当注文アプリまで、あらゆる用途のアプリを作成できます。しかも、プログラミングは必要なく、フォームにフォームにフィールドをドラッグ＆ドロップで追加していくだけでノーコードで簡単にアプリが作成できます。また、部署別・業種別に、すぐに使えるサンプルアプリが100種類以上用意されており利用できます。早くて安くて美味しいのがkintone（キントーン）です。kintone（キントーン）アプリの作り方は「kintone（キントーン）アプリの作成方法（初級編）」を参照してください。

カスタマイズできる

「kintone（キントーン）のカスタマイズ」でも書きましたが、kintone（キントーン）はサイボウズのパートナー等から提供されている様々なkintone（キントーン）プラグインや連携サービスといった拡張機能を利用することで、ノーコードでカスタマイズできます。またプログラミングができれば、JavaScriptやCSSを使ってローコードでカスタマイズすることも可能です。

コミュニケーションできる

kintone（キントーン）を使うことで、社内外問わずすべてのコミュニケーションをシンプルにできます。業務内容によって関連するメンバーや情報をアクセス権限によって細かく整理することが可能ですので、必要な情報を必要なユーザーとだけ共有することが可能で組織内SNSとして利用できます。また、レコードのコメント機能を使うことで、データに紐付けたコミュニケーションが可能です。kintone（キントーン）のコミュニケーション機能については「kintone（キントーン）でコミュニケーション」に詳しく書いています。

データベースとしても利用できる

「kintone（キントーン）をデータベースとして使う」にも書きましたが、kintone（キントーン）のアプリは、業務システムであると同時に、そのデータを格納できるクラウド（Web）データベースでもあります。アプリでデータを入力し保存するとアプリのレコードとして蓄積されていきます。そして蓄積されたレコードを条件で検索したり、ソートしたり、集計することが可能です。検索、ソート、集計された結果を一覧として表示するとともに、kintone（キントーン）が用意している様々なグラフやピボットテーブルとして表示することができます。さらに、BIツールほどではありませんが、蓄積されたデータの分析が可能です。また、蓄積されたデータはユーザー同士で共有できます。

モバイルでも利用できる

kintone（キントーン）は、クラウドのサービスですので、パソコンだけでなく、スマートフォン、タブレットなどのモバイル端末でも利用できます。いつでも、どこでもサービスを利用できますので、時間や場所に関係なくデータにアクセスが可能です。詳しくは「スマホでkintone（キントーン）」を参照してください。

脱Excel（エクセル）できる

属人化したExcel、重くて開かないExcel、集計作業に時間がかかるExcel、最新版がわからないExcelなど、あちこち散在しているExcelファイルを、kintone（キントーン）に読み込むだけで、Webブラウザ上で編集・共有・管理が可能なWebアプリになります。Excelからkintone（キントーン）へ移行することで情報の共有が簡単になり、大量のデータを管理できるようになります。また、添付ファイルなどExcelでは管理できなかった情報まで管理できるようになります。詳しくは「Excel（エクセル）からkintone（キントーン）へ」を参照して下さい。

社内ポータルが作成できる

社内ポータル（イントラ）のような情報を集約する場をkintone（キントーン）は簡単に作成できます。また、議題毎にファイルやコミュニケーションの場を集約できるので、業務効率がグンと向上します。詳しくは「kintone（キントーン）で社内ポータル」を参照下さい。

業務の見える化（可視化）を実現できる

メールや紙､Excelで管理して属人化している情報をkintone（キントーン）で管理することで、全体進捗の見える化や､オープンな場でのコミュニケーションができ､チームの仕事の効率がアップします。

基幹システムとデータ連携できる

kintone（キントーン）を基幹システムのフロントとして使うことで、基幹業務のデータの利用がスムーズになり、外出先からのデータの入出力などが快適になります。フロントとは、ユーザー（利用者）からのデータの入力や、データの検索、閲覧、集計など、ユーザーアクセス周りを行うシステムのことで、それをkintone（キントーン）で実現することができます。基幹システムは、オンプレミスで稼働している場合が多く、外部からアクセスできなかったり、ユーザーインタフェイスが使いにくい場合でも、改修するには多額の費用がかかります。そこで、基幹システムとkintone（キントーン）を連携し、基幹システムのフロントとしてkintone（キントーン）を活用することで、外出先などからモバイルでアクセスしたり、画面を必要な項目だけ表示するようにカスタマイズしたりすることが可能になります。詳しくは「kintone（キントーン）と基幹システムの連携」を参照して下さい。

ワークフロー（申請業務）が実現できる

kintone（キントーン）はプロセス管理の機能を使ったワークフローの機能がありますので、業務プロセスに合わせたステータス管理もボタン一つでシンプルに完結できます。紙、Excel、メール、FAXで来る申請をkintone（キントーン）に集約することで、申請業務のペーパーレス化を実現するとともに、申請フローが見える化することで、処理漏れがなくなります。効率的にワークフロー（申請業務）を処理できます。詳しくは「kintone（キントーン）でワークフロー」を参照してください。

日報・報告書を作成できる

人によって内容がばらばらで分かりにくい日報（業務日報）、週報、月報や報告書がkintone（キントーン）なら統一したフォーマットで情報が一箇所に集まり、業務全体を見える化できます。またペーパーレス化を実現します。日報、週報の事例は「kintone（キントーン）で日報」、「kintone（キントーン） × RPAで週報の自動化」を参照してください。

様々な管理業務ができる

kintoneは案件管理、顧客管理、売上管理、販売管理、在庫管理、受発注管理、プロジェクト管理、タスク管理、勤怠管理、問い合わせ管理、機器管理、採用管理、ファイル管理、スケジュール管理、予実管理など様々な管理業務ができます。

kintone（キントーン）で「できないこと」

kintone（キントーン）で「できないこと」を以下にまとめました。

UIの自由度が高くない

プラグインを利用することで多少改善することは可能ですが、kintone（キントーン）標準のユーザーインタフェイス（UI）は最低限の機能しかなく自由度が高くありません。

フィールド数など制限がある

kintone（キントーン）はクラウドサービスの都合上、フィールド数は最大500まで等の制限があります。これを超えるアプリを作成することはできません。

大量のデータを扱うには不向き

「kintone（キントーン）をデータベースとして使う」にも書きましたが、kintone（キントーン）は、1アプリのレコード件数が100万件を超えるとパフォーマンスが悪化します。IOTなど大量のデータを扱う場合には不向きです。

一覧印刷ができない

kintone（キントーン）の標準の印刷の機能はレコード単位での印刷しかできませんので、レコードの一覧の印刷をすることができません。一覧印刷用の外部プラグインを利用する必要があります。

kintone（キントーン）でできること・できないことのまとめ

今回、kintone（キントーン）で「できること」と「できないこと」をわかりやく整理してみました。kintone（キントーン）の「できること」については、「私がkintone（キントーン）を推す理由」にも書きましたが、何でもできるのがkintone（キントーン）ですので、上記以外にもできることはたくさんあります。また、kintone（キントーン）の「できないこと」ですが、できないといっても全くできないというわけではなく、できるけれどもあまり得意ではないというのが正直なところです。また、アプリの設計やプラグインの利用など工夫することで乗り越えることは可能だと思います。今後、kintone（キントーン）の導入を検討される際に「できること、できないこと」を参考にしていただければと思います。お気軽にご相談下さい。