kintone（キントーン）で社内ポータル

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で社内ポータル」ということで、社内ポータルをkintoneで構築することについてまとめてみました。

社内ポータルとは

社内ポータルとは社内ポータルサイトのことで、企業が自社社員向けに公開している情報サイトのことです。社内ポータルは特定の社員にのみ閲覧権限が与えられているため、社員以外の一般の人は閲覧することはできないようになっています。

kintoneで社内ポータル

グループウェアを導入している企業においては、グループウェアのポータル機能を使って掲示板等を設置して社内ポータルとして活用しているかと思います。また社内にCMSなどを使ってWebサイトを作成できる人がいる企業や、社内ポータルを外部発注できるような規模の企業においても社員の情報共有のためなどに社内ポータルを作成して利用しているかと思います。kintoneは社内ポータルのような情報を集約する場を簡単に作成できます。また、議題毎にファイルやコミュニケーションの場を集約できるので、業務効率がグンと向上します。

社内ポータルの用途

社内ポータルは、以下の用途として活用することができます。

• 社員の情報共有の場
• 社内の各種申請の窓口
• 資料の格納場所
• オープンなコミュニケーションの場

kintoneで社内ポータルを作る

kintoneで実際に社内ポータルを作る場合ですが、これまでkintoneを導入いただいたお客様の事例においては以下のように活用いただいています。

ポータルのお知らせ掲示板を活用する

社員の情報共有の場として活用

kintoneにログインした際に必ず全員に表示されるkintoneのポータルにある「お知らせ掲示板」を活用し、社員の情報共有を行います。重要度と緊急性から判断する必要がありますが、優先度の高いものから目につきやすいようにお知らせ掲示板の上部に配置します。例えば、今日、皆に周知したい連絡事項を文字列として記載したり、必ず確認して欲しいアプリの一覧やグラフを貼り付けます。その際に文字サイズを目立つように大きくしたり、太字にしたり、色を変えたりすると見落とすことが減って周知することができます。お知らせ掲示板については「kintone（キントーン）のお知らせ掲示板の使い方」に詳しく記載していますので参照してください。またkintoneのポータル画面については「kintone（キントーン）ポータルの使い方」を参照して下さい。

社内の各種申請の窓口として活用

こちらもkintoneポータルの「お知らせ掲示板」を活用しますが、事前に各種申請用のアプリを作成する必要があります。例えば、「休暇申請」や「出張申請」などの申請業務アプリを作成し、kintoneのプロセス管理の機能を使って適切なワークフローを設定しておきます。そのうえで「お知らせ掲示板」に各種申請アプリのショートカットアイコンもしくはリンクを配置することで、ポータルから各種申請アプリを起動することが可能となります。また後述しますが、各種申請用にスペースを用意し、そのスペースへのショートカットアイコンもしくはリンクを「お知らせ掲示板」に配置することも有効です。

スペースとスレッドを活用する

オープンなコミュニケーションの場として活用

オープンなコミュニケーションの場として利用するスペースを作成します。例えば「会議室」や「ミーティングルーム」というような名前でもよろしいかと思います。このスペースの中に、テーマに応じたスレッドを作成し、そこでコミュニケーションを図ることが可能です。例えば「新製品のアイデア」や「社内環境向上」などのテーマでスレッドを立てることで議論することが可能になります。なお、参加を許可するメンバーがアクセスできるように権限を設定する必要があります。また不適切な発言などスペースが無法地帯にならないように管理者を決めておく必要があります。

社内の各種申請の窓口として活用

各種申請用にスペースを用意し、そのスペースに各種申請アプリを配置することで申請業務を円滑に行うことが可能になります。

文書（ファイル）管理アプリを作成する

資料の格納場所として活用

文書（ファイル）管理アプリを作成し、社内で共有すべき資料（ドキュメント等）の格納場所として利用することができます。kintoneは添付ファイルは最大1GBのサイズのファイルまで添付することが可能です。また、カテゴリー機能を利用することで部署ごと、資料の種類ごとに分類することも可能です。さらにkintoneの画面右上の検索ボックスに入力したキーワードを元に、データを検索できます。kintoneの検索機能は添付ファイルの名前だけではなく文書の内容まで検索することができますので、格納した資料を探す際に大変便利です。

kintoneで社内ポータルのまとめ

kintoneを社内ポータルとして活用することで、社員の情報共有が円滑になり、社内のコミュニケーションが円滑になります。さらに、各種申請アプリや文書管理アプリを作成し、ポータルから利用できるようにすることで、グループウェアと同等かそれ以上に便利な社内ポータルを構築することが可能になります。実際に社内ポータルとして活用することで、社員の意識改革を図り、業績アップを果たした事例もたくさんあります。ぜひ、kintoneを導入し社内ポータルとして活用されることを検討されてはいかがでしょうか？