kintone（キントーン）のプロセス管理

2024年3月14日 2024年3月18日

H.O

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）のプロセス管理」ということで、kintoneのプロセス管理について解説してみたいと思います。

1 kintoneのプロセス管理とは
2 プロセス管理でできること
3 プロセス管理の設定
4 kintone（キントーン）のプロセス管理のまとめ

kintoneのプロセス管理とは

kintoneのプロセス管理とは、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするためのプロセス（ワークフロー）を設定できる機能です。

プロセス管理でできること

プロセス管理を使うことで、申請の承認や稟議の決裁をアプリで管理して、ワークフローのように使うことも可能です。また、作業タスク管理やクレーム処理など複数のユーザーで作業するタスクも管理できます。

プロセス管理の設定

プロセス管理の設定について以下に説明します。詳しくはkintoneヘルプの「プロセス管理の基本的な使いかた」を参照してください。

プロセス管理機能の有効化を行う

プロセス管理を利用するにはkintoneのアプリの「アプリの設定」の「一般設定」の「プロセス管理」画面の「１．有効化」の「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスをオンにしプロセス管理機能を有効化する必要があります。

ステータスを設定する

次に「２．ステータス」でワークフローで使用する「ステータス」を設定します。デフォルトのステータスは「未処理」、「処理中」、「完了」になっていますので、必要に応じて「承認依頼」、「所属長承認」、「決裁者承認」、「再戻し」などを設定します。

ステータスとは

ステータスとは、レコードの処理状況です。ステータスを設定すると、各レコードに現在のステータスが表示されるようになります。

プロセスを設定する

次に「３．プロセス」でステータスごとに「アクション前のステータス」と「作業者」、「アクションが実行できる条件」、「アクション名（ボタン）」と「実行後のステータス」を設定します。事前に業務の流れを整理して、プロセスの一覧表を作成しておくとスムーズです。例としては「アクション前のステータス」＝「未処理」、「作業者」＝「作成者」、「アクションが実行できる条件」＝「すべてのレコード」、「アクション名（ボタン）」＝「申請」、「実行後のステータス」＝「承認依頼」のように設定します。申請業務の全てのプロセスについて同様の設定を行います。

アクションとは

アクションとは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。アクションを設定すると、レコード詳細画面にアクションを実行するためのボタンが表示されます。ユーザーがボタンをクリックすると、レコードのステータスが変更されます。1つのステータスに複数のアクションを設定することが可能です。なお、最後のステータス（完了のステータス）には、アクションを設定する必要はありません。

作業者とは

作業者とは、アクションを実行する担当者として指定されているユーザーです。各レコードの現在の作業者が誰であるかは、レコード詳細画面の「現在の作業者」欄で確認できます。作業者の設定は任意です。作業者を設定した場合は、アクションを実行するためのボタンは、作業者だけに表示されます。作業者を設定していない場合は、アクションを実行するためのボタンは、すべてのユーザーに表示されます。

プロセス管理の設定を保存する

プロセスの設定まで完了したら、「保存」ボタンをクリックして設定を保存します。アプリに設定を反映させるには、「アプリを更新」を実行して下さい。

プロセス管理の確認を行う

プロセス管理の設定が完了したら、正しく設定されているかの確認を行います。レコードを追加して保存すると、最初のステータスが表示され、次のステータスに進めるためのボタン（アクション）が表示されるかを確認します。もし、期待した動作をしなかった場合は、再度、設定し直してください。